INFO 2003/8 : Les modèles de coûts dans le 6ème PCRD.

Référence : 2003/8 Publiée le : 17.03.2003

Auteur(s) : Murielle PILLET (ARMINES)
Valable jusqu'au :

Les modèles de coûts dans le 6^ème PCRD.

Ces modèles sont présentés dans leur version définitive, on retrouvera leur description dans le contrat type (core contract, annexe II et annexe III (PI-REX)) disponible en Avril 2003.
1/ Quand applique-t-on ce modèle de coûts ?
Dans tous les instruments faisant l’objet d’une subvention au budget ou d’une subvention à l’intégration.
Nota : pour les REX, selon l’article 14 des règles de participation, la CE ne rembourse que des coûts encourus pour le programme commun d’activités, même si l’on calcule une contribution maximum selon le nombre de chercheurs participant au REX.
A noter également que pour les actions de gestion des ressources humaines et de mobilité, ces modèles ne s’appliquent pas. Un cadre spécifique a été développé.
2/ Les modèles de coûts :
Le modèle par défaut pour toute entité juridique (à l'exception des personnes physiques) est le FC (Coût complet).
Pour les personnes physiques, le modèle obligatoire est le AC (Coût additionnel).
Les entités non commerciales établie,s soit sous droit privé, soit sous droit public, ainsi que les organisations internationales, ont le choix entre 3 modèles:
·le FC (Coût complet avec coûts indirects réels): coûts éligibles directs et indirects réels
·le FCF (Coût complet avec coûts indirects forfaitaires): coûts éligibles directs réels et forfait pour les coûts indirects (20% des coûts éligibles directs réels, hors sous-traitance)
·le AC (Coût additionnel): coûts éligibles directs additionnels (donc non récurrents) et forfait pour les coûts indirects (20% des coûts éligibles directs additionnels, hors sous-traitance).
Précisions - définitions:
** La différence entre un coût direct et un coût indirect c'est que ce dernier est encouru non pas du fait de la participation au projet (exemple de coût direct : M. X qui travaille sur le projet), mais du fait qu’il est directement lié à l'existence des coûts directs (exemple: l'électricité du bureau de M. X).
Attention : Les participants peuvent charger leurs coûts indirects liés aux coûts directs impliqués dans le projet, mais pas les autres !
Exemple: l'électricité du bureau de M. X, qui est impliqué dans le projet, est par nature un coût indirect. Vu que M. X est impliqué dans le projet, et que sans électricité, on voit mal comment il pourra travailler, c'est un coût indirect directement lié au coût direct qu'est M. X.
Deuxième exemple: les frais de mission du board dirigeant d'une entreprise sont souvent des coûts indirects de cette entreprise, que l'ensemble des activités de l’entreprise doivent supporter. En tant que tels, ce sont bien des coûts indirects. Sont-ils liés à des coûts directs du projet ? Dans certains cas oui; dans d'autres non.
** Un coût éligible est « réel, économique et nécessaire pour le projet ». Un coût réel est un coût enregistré dans le système comptable. Un coût est économique lorsqu’il correspond à l’environnement économique du participant (exemple : un board voyage en première classe selon la pratique courante de l’entreprise). Un coût économique ne veut donc pas dire le coût le moins cher. Un coût nécessaire pour le projet est justifiable à la bonne réalisation du projet (exemple : la nécessité d’une voiture dans un projet n’est pas synonyme d’achat d’une Ferrari).
3/ L’accès aux modèles de coûts :
Le modèle par défaut pour toute entité (à l'exception des personnes physiques) est le FC (Coût complet).
Pour les personnes physiques, le modèle obligatoire est le AC (Coût additionnel).
Le AC n'est accessible aux entités non commerciales établies soit sous droit privé, soit sous droit public et aux organisations internationales, qu’à la condition que ces entités ne disposent pas d'un système comptable qui permet de distinguer avec précision leurs coûts directs de leurs coûts indirects relatifs au projet.
Attention : la question n’est pas de savoir si l’entité a une comptabilité analytique ou pas !
La question est de savoir DISTINGUER les coûts directs des coûts indirects, et dans un deuxième temps, de savoir ou pas les calculer.
Pour résumer, si l’on sait distinguer les coûts directs des coûts indirects, on laisse le AC et on prend le FC.
Si l’on va plus loin dans la distinction et que l’on sait calculer les coûts indirects, on passe en FC, sinon on se met en FCF.
Les PME, quant à elles, ont le choix entre le FC et le FCF.
4/ Le choix d’un modèle de coût :
Le choix d'un modèle de coût (FC, FCF ou AC) implique l'utilisation de ce modèle dans l'ensemble des actions où les participants seront impliqués et tout au long du 6^e PCRDT. Chaque modèle de coût est spécifique à chaque entité juridique liée au contrat.
Cependant, en choisissant le AC, on peut dans un contrat suivant utiliser le FCF ou le FC.
De même, en choisissant le FCF on peut dans un contrat suivant opter pour le FC.
Cependant, l'utilisation du FC ne permet pas de choisir ultérieurement le FCF ou le AC.
De même, l'utilisation du FCF ne permet pas de choisir ultérieurement le AC.
5/ Les Taux maximum de financement communautaire sur ces coûts:
·Pour le AC: 100% des coûts additionnels (non récurrents) quelle que soit l'activité concernée
·Pour le FC et le FCF:
* Recherche et développement technologique: 50%
* Démonstration: 35%
* Formation: 100%
* Management du consortium: 100% dans la limite de 7% de la contribution financière de la Communauté
* Autres activités spécifiques: 100%, sous certaines conditions définies dans le programme de travail concerné.
A noter que pour certains instruments (actions de coordination; actions de soutien spécifique), les participants utilisant le FC ne pourront charger en coûts indirects qu'un forfait égal à 20% des coûts directs éligibles réels hors sous-traitance.
6/ La notion de recettes du projet :
De même que dans le 5^ème PCRD, la notion de recette existe toujours dans le 6^ème PCRD.
Trois types de recettes seraient mentionnées au sein du contrat type:
·les recettes consistant en une dotation financière de la part d'un tiers;
·les recettes consistant en une dotation en nature de la part d'un tiers;
·les recettes directement générées par le projet lui-même
Pour ce qui est des deux premiers types, ces dotations (en espèces ou en nature) ne seront considérées comme recettes que si elles sont faites en corrélation directe avec le projet.
Si par contre ces dotations sont laissées à la libre utilisation du participant et même si celui-ci décide de les affecter au projet, elles ne seront pas considérées comme des recettes.
Pour les dotations en espèce ou en nature, si le participant décide de les utiliser pour le projet, il devra en informer les entités tierces lui ayant fait ces dotations en précisant que lesdites dotations ont été utilisées dans un projet communautaire et qu'elles ont généré une contribution financière de la Communauté d'un montant X.
La CE va introduire dans le contrat type cette disposition selon laquelle les contractants seront tenus d'informer les entités tierces leur ayant mis à disposition des ressources que ces ressources ont été co-financées à hauteur de x% de leurs coûts par une contribution financière de la Communauté pour un montant y. Cette disposition a pour objectif de renvoyer la question du double-financement public à la responsabilité des Etats.
Pour les recettes directement générées par le projet, ne seront pas considérés comme des recettes les revenus issus de l'utilisation des résultats de la connaissance; exemple: les licences issues d’un brevet provenant des résultats d’un projet.
Remarques diverses:
** les coûts de gestion de l’administration générale sont différents des coûts de management du projet
** Certains coûts peuvent être enregistrés par des tiers uniquement dans les cas des entités juridiques ayant un accord préalable avec les autres entités juridiques. Cette disposition est dûe au cas des UMR du 5^ème PCRD; pour ce faire il faut une MISE A DISPOSITION DE RESSOURCES, ie, ce sont de VRAIS TIERS: leurs coûts sont éligibles.
Attention: cette disposition n’est pas faite pour réduire le nombre de participants français dans le consortium en ne laissant paraître qu’une seule entité représentant les autres !!!
L’accord de mise à disposition de ressources est différent d’un simple mandat.
Dans le cas du mandat, les coûts des entités tierces ne sont pas éligibles !
Toute convention de mise à disposition de personnel entre deux organismes est valable et suffisante aux yeux de la Commission.
** Si une UMR a un contrat quadriennal, et que ce contrat ne se renouvelle pas, alors que le projet européen est toujours en cours, il faut en informer la Commission, car c’est une modification de contrat; en effet, il n’y a plus de mise à disposition de tiers, et les coûts de ces tiers ne sont désormais plus éligibles.
** La sous-traitance, correspondant à une prestation de service, ne peut rentrer dans le cadre d’une subvention, elle n’est donc pas éligible.
Néanmoins, la CE peut accepter de la sous-traitance organisationnelle (location de salles pour une réunion du consortium), mais pas pour une tâche essentielle du projet.
Attention: le management est une tâche essentielle du projet: la CE rembourse un COUT et non un PRIX !
** Le personnel permanent n’est pas payé dans le AC; on est dans un «retour vers l’approche 5^ème PCRD».
Si les coûts indirects sont supérieurs au forfait dans le FCF, on ne va pas au FCF mais au FC.
** Le management: 100% des frais de management sont remboursés à hauteur de 7% du budget de la totalité du consortium et pas par participant.
** Le certificat d’audit peut être produit par un commissaire aux comptes ou un officier public compétent (agent comptable qui est par définition indépendant). Chaque entité a son propre auditeur, ce qui permet de faire des économies au consortium, en lui évitant de prendre un auditeur pour l’ensemble du consortium, ce qui ferait «exploser» les coûts de management….
** Même si elles ne sont pas explicitement nommées par la Commission, les feuilles de temps sont toujours d’actualité dans le 6ème PCRD….
Toutes les documents relatifs au contrat sont sur l’adresse suivante :
http://europa.eu.int/comm/research/fp6/working-groups/model-contract/index_en.html
Le point de contact pour ces questions de coûts :
Monsieur Jean-david MALO
DG RTD-A3
Jean-david.malo@cec.eu.int

Sources :

(c) 1997-2003 Club des Organismes de Recherche Associés, Bruxelles - Toute reproduction interdite sans accord préalable

INFO 2003/8 : Les modèles de coûts dans le 6ème PCRD.

Référence : 2003/8	Publiée le : 17.03.2003
Auteur(s) : Murielle PILLET (ARMINES)	Valable jusqu'au :
Les modèles de coûts dans le 6^ème PCRD. Ces modèles sont présentés dans leur version définitive, on retrouvera leur description dans le contrat type (core contract, annexe II et annexe III (PI-REX)) disponible en Avril 2003. 1/ Quand applique-t-on ce modèle de coûts ? Dans tous les instruments faisant l’objet d’une subvention au budget ou d’une subvention à l’intégration. Nota : pour les REX, selon l’article 14 des règles de participation, la CE ne rembourse que des coûts encourus pour le programme commun d’activités, même si l’on calcule une contribution maximum selon le nombre de chercheurs participant au REX. A noter également que pour les actions de gestion des ressources humaines et de mobilité, ces modèles ne s’appliquent pas. Un cadre spécifique a été développé. 2/ Les modèles de coûts : Le modèle par défaut pour toute entité juridique (à l'exception des personnes physiques) est le FC (Coût complet). Pour les personnes physiques, le modèle obligatoire est le AC (Coût additionnel). Les entités non commerciales établie,s soit sous droit privé, soit sous droit public, ainsi que les organisations internationales, ont le choix entre 3 modèles: ·le FC (Coût complet avec coûts indirects réels): coûts éligibles directs et indirects réels ·le FCF (Coût complet avec coûts indirects forfaitaires): coûts éligibles directs réels et forfait pour les coûts indirects (20% des coûts éligibles directs réels, hors sous-traitance) ·le AC (Coût additionnel): coûts éligibles directs additionnels (donc non récurrents) et forfait pour les coûts indirects (20% des coûts éligibles directs additionnels, hors sous-traitance). Précisions - définitions: La différence entre un coût direct et un coût indirect c'est que ce dernier est encouru non pas du fait de la participation au projet (exemple de coût direct : M. X qui travaille sur le projet), mais du fait qu’il est directement lié à l'existence des coûts directs (exemple: l'électricité du bureau de M. X). Attention : Les participants peuvent charger leurs coûts indirects liés aux coûts directs impliqués dans le projet, mais pas les autres ! Exemple: l'électricité du bureau de M. X, qui est impliqué dans le projet, est par nature un coût indirect. Vu que M. X est impliqué dans le projet, et que sans électricité, on voit mal comment il pourra travailler, c'est un coût indirect directement lié au coût direct qu'est M. X. Deuxième exemple: les frais de mission du board dirigeant d'une entreprise sont souvent des coûts indirects de cette entreprise, que l'ensemble des activités de l’entreprise doivent supporter. En tant que tels, ce sont bien des coûts indirects. Sont-ils liés à des coûts directs du projet ? Dans certains cas oui; dans d'autres non. Un coût éligible est *« réel, économique et nécessaire pour le projet ». Un coût réel est un coût enregistré dans le système comptable. Un coût est économique lorsqu’il correspond à l’environnement économique du participant (exemple : un board voyage en première classe selon la pratique courante de l’entreprise). Un coût économique ne veut donc pas dire le coût le moins cher. Un coût nécessaire pour le projet est justifiable à la bonne réalisation du projet (exemple : la nécessité d’une voiture dans un projet n’est pas synonyme d’achat d’une Ferrari). 3/ L’accès aux modèles de coûts :* Le modèle par défaut pour toute entité (à l'exception des personnes physiques) est le FC (Coût complet). Pour les personnes physiques, le modèle obligatoire est le AC (Coût additionnel). Le AC n'est accessible aux entités non commerciales établies soit sous droit privé, soit sous droit public et aux organisations internationales, qu’à la condition que ces entités ne disposent pas d'un système comptable qui permet de distinguer avec précision leurs coûts directs de leurs coûts indirects relatifs au projet. Attention : la question n’est pas de savoir si l’entité a une comptabilité analytique ou pas ! La question est de savoir DISTINGUER les coûts directs des coûts indirects, et dans un deuxième temps, de savoir ou pas les calculer. Pour résumer, si l’on sait distinguer les coûts directs des coûts indirects, on laisse le AC et on prend le FC. Si l’on va plus loin dans la distinction et que l’on sait calculer les coûts indirects, on passe en FC, sinon on se met en FCF. Les PME, quant à elles, ont le choix entre le FC et le FCF. 4/ Le choix d’un modèle de coût : Le choix d'un modèle de coût (FC, FCF ou AC) implique l'utilisation de ce modèle dans l'ensemble des actions où les participants seront impliqués et tout au long du 6^e PCRDT. Chaque modèle de coût est spécifique à chaque entité juridique liée au contrat. Cependant, en choisissant le AC, on peut dans un contrat suivant utiliser le FCF ou le FC. De même, en choisissant le FCF on peut dans un contrat suivant opter pour le FC. Cependant, l'utilisation du FC ne permet pas de choisir ultérieurement le FCF ou le AC. De même, l'utilisation du FCF ne permet pas de choisir ultérieurement le AC. 5/ Les Taux maximum de financement communautaire sur ces coûts: ·Pour le AC: 100% des coûts additionnels (non récurrents) quelle que soit l'activité concernée ·Pour le FC et le FCF: * Recherche et développement technologique: 50% * Démonstration: 35% * Formation: 100% * Management du consortium: 100% dans la limite de 7% de la contribution financière de la Communauté * Autres activités spécifiques: 100%, sous certaines conditions définies dans le programme de travail concerné. A noter que pour certains instruments (actions de coordination; actions de soutien spécifique), les participants utilisant le FC ne pourront charger en coûts indirects qu'un forfait égal à 20% des coûts directs éligibles réels hors sous-traitance. 6/ La notion de recettes du projet : De même que dans le 5^ème PCRD, la notion de recette existe toujours dans le 6^ème PCRD. Trois types de recettes seraient mentionnées au sein du contrat type: ·les recettes consistant en une dotation financière de la part d'un tiers; ·les recettes consistant en une dotation en nature de la part d'un tiers; ·les recettes directement générées par le projet lui-même Pour ce qui est des deux premiers types, ces dotations (en espèces ou en nature) ne seront considérées comme recettes que si elles sont faites en corrélation directe avec le projet. Si par contre ces dotations sont laissées à la libre utilisation du participant et même si celui-ci décide de les affecter au projet, elles ne seront pas considérées comme des recettes. Pour les dotations en espèce ou en nature, si le participant décide de les utiliser pour le projet, il devra en informer les entités tierces lui ayant fait ces dotations en précisant que lesdites dotations ont été utilisées dans un projet communautaire et qu'elles ont généré une contribution financière de la Communauté d'un montant X. La CE va introduire dans le contrat type cette disposition selon laquelle les contractants seront tenus d'informer les entités tierces leur ayant mis à disposition des ressources que ces ressources ont été co-financées à hauteur de x% de leurs coûts par une contribution financière de la Communauté pour un montant y. Cette disposition a pour objectif de renvoyer la question du double-financement public à la responsabilité des Etats. Pour les recettes directement générées par le projet, ne seront pas considérés comme des recettes les revenus issus de l'utilisation des résultats de la connaissance; exemple: les licences issues d’un brevet provenant des résultats d’un projet. Remarques diverses: les coûts de gestion de l’administration générale sont différents des coûts de management du projet Certains coûts peuvent être enregistrés par des tiers uniquement dans les cas des entités juridiques ayant un accord préalable avec les autres entités juridiques. Cette disposition est dûe au cas des UMR du 5^ème PCRD; pour ce faire il faut une MISE A DISPOSITION DE RESSOURCES, ie, ce sont de VRAIS TIERS: leurs coûts sont éligibles. Attention: cette disposition n’est pas faite pour réduire le nombre de participants français dans le consortium en ne laissant paraître qu’une seule entité représentant les autres !!! L’accord de mise à disposition de ressources est différent d’un simple mandat. Dans le cas du mandat, les coûts des entités tierces ne sont pas éligibles ! Toute convention de mise à disposition de personnel entre deux organismes est valable et suffisante aux yeux de la Commission. Si une UMR a un contrat quadriennal, et que ce contrat ne se renouvelle pas, alors que le projet européen est toujours en cours, il faut en informer la Commission, car c’est une modification de contrat; en effet, il n’y a plus de mise à disposition de tiers, et les coûts de ces tiers ne sont désormais plus éligibles. La sous-traitance, correspondant à une prestation de service, ne peut rentrer dans le cadre d’une subvention, elle n’est donc pas éligible. Néanmoins, la CE peut accepter de la sous-traitance organisationnelle (location de salles pour une réunion du consortium), mais pas pour une tâche essentielle du projet. Attention: le management est une tâche essentielle du projet: la CE rembourse un COUT et non un PRIX ! Le personnel permanent n’est pas payé dans le AC; on est dans un «retour vers l’approche 5^ème PCRD». Si les coûts indirects sont supérieurs au forfait dans le FCF, on ne va pas au FCF mais au FC. Le management: 100% des frais de management sont remboursés à hauteur de 7% du budget de la totalité du consortium et pas par participant. Le certificat d’audit peut être produit par un commissaire aux comptes ou un officier public compétent (agent comptable qui est par définition indépendant). Chaque entité a son propre auditeur, ce qui permet de faire des économies au consortium, en lui évitant de prendre un auditeur pour l’ensemble du consortium, ce qui ferait «exploser» les coûts de management…. Même si elles ne sont pas explicitement nommées par la Commission, les feuilles de temps sont toujours d’actualité dans le 6ème PCRD…. Toutes les documents relatifs au contrat sont sur l’adresse suivante : http://europa.eu.int/comm/research/fp6/working-groups/model-contract/index_en.html Le point de contact pour ces questions de coûts : Monsieur Jean-david MALO DG RTD-A3 Jean-david.malo@cec.eu.int

Sources :