• Circuits et signatures des lettres d'engagements (Modèle disponible auprès des SPV)

• L’unité adresse le dossier au délégué régional

• Le délégué régional recueille sans délai l’accord de la direction scientifique. (Il fait parvenir le dossier par courrier électronique aux directeurs scientifiques concernés. Il en adresse copie à la DRI par le même moyen).
• Le directeur scientifique adresse par retour son avis au délégué régional (copie à la DRI). Au cas où plusieurs départements scientifiques sont concernés, les DS se concertent pour adresser un avis unanime et désignent le DS qui répondra au délégué.
• Le Délégué signe la lettre d’engagement et envoie le dossier au coordinateur avec copie de l’avis aux unités concernées.
• En cas d'avis négatif concernant une UMR, le délégué régional informe l'université concernée.

• Cas de plusieurs unités participant, situées dans plusieurs délégations :

• Les unités adressent leur dossier à la DRI (copie à leur délégué régional) et indiquent le responsable du laboratoire pilote au sein du CNRS (nœud du réseau français du CNRS) s’il est identifié. Dans le cas contraire la DRI organisera la concertation entre directeurs scientifiques pour désigner celui-ci.
• La DRI recueille sans délai l’avis des Directions scientifiques.
• La DRI soumet la lettre d'engagement à la signature du Secrétaire général et adresse le dossier au coordinateur.
• La DRI informe les unités et les délégués régionaux de l’envoi du dossier ou de l’avis négatif.
• En cas d'avis négatif concernant une ou plusieurs UMR, les délégués régionaux informent les universités concernées.

• Le porteur de projet (futur coordinateur scientifique) transmet le dossier par courrier électronique au(x) directeur(s) scientifique(s) concerné(s) avec copie à la DRI, et au(x) délégué(s) régional(aux) concerné(s).
• Le(s) directeur(s) scientifique(s) transmet(tent) son(leur) avis à la DRI.
• La DRI soumet la lettre d'engagement à la signature de la Directrice générale et adresse le dossier à la commission.
• La DRI informe le porteur de projet et le(s) délégué(s) régional(aux) de l’envoi du dossier ou de l’avis négatif.

• Coordonnateur administratif et financier

Le coordonnateur n'est pas le chercheur responsable de la coordination scientifique. Il s'agit de l'entité juridique qui a la charge de la gestion des finances, de la valorisation et de la gestion administrative du projet. Cette entité aura donc pour rôle de recevoir et de redistribuer les fonds à l’ensemble des partenaires, d’assurer le suivi budgétaire et financier, de préparer les audits financiers, d'organiser administrativement le réseau ou le projet intégré……Il s'agit d'un administrateur général et également d’un intermédiaire entre la Commission et les partenaires. Il est le principal interlocuteur du chef du projet. Ce coordonnateur doit être un partenaire du réseau à part entière. A ce titre il est membre du consortium. Il représente dans les formulaires administratifs de l'appel à proposition la person in charge et le participant N°1: this will be the person the Commission will contact concerning the proposal (e.g. for additional information, invitation to hearings, sending of evaluation results, convocation to negociations).

Les porteurs de projets ont quatre possibilités à leur disposition :

• La Caisse des dépôts et consignation (CDC) : La Caisse des dépôts et consignations a décidé d’intervenir progressivement dans la gestion des projets européens. En conséquence, elle ne sera partenaire que pour une quinzaine de projets de taille importante, dont un part seulement au bénéfice du CNRS. Elle s’engage à assurer la gestion financière des projets. Dans ces conditions, la DRI, en lien avec les DS concernés, devra opérer un tri des projets susceptibles d’être gérés par la CDC. Elle en informera immédiatement le coordinateur scientifique. Il convient donc que les porteurs de projets qui souhaitent recourir aux services de la CDC, mentionnent en deuxième choix une autre entité, au cas où le nombre des demandes pour la CDC dépasserait la volonté de celle-ci de s’engager dans cette voie. Contact : Frédéric GAULTIER, Direction des Finances du CNRS

• FIST, Filiale du CNRS : La filiale FIST sera prochainement mise en situation de gérer les projets européens, c’est-à-dire assurer la gestion financière et administrative et les opérations de valorisation relatives à ces projets.

• La Délégation régionale : Pour les réseaux et certains projets intégrés ne nécessitant pas d’opération de gestion financière lourde, le fonctionnement peut être semblable à celui du 5° PCRDT. Précisons toutefois que contrairement aux deux cas précédents, les crédits seront alors gérés selon les règles de la comptabilité publique.

• Une entité juridique privée. Au cas où les formules précédentes n’apportent pas les réponses souhaités, il peut être recouru à une entité juridique privée, un consultant par exemple. Bien vérifier avec le SPV de votre délégation qui dispose d'un document d'analyse des différentes possibilités, la compétence et la crédibilité de l'entité juridique choisie pour assurer tous les volets d'activité du coordonateur.

• Calcul des coûts

• Les modèles de coûts initialement prévus par la Commission pour le 6^ième PCRDT (Coût total, Coût total forfaitaire, Coût additionnel) excluent la prise en compte des dépenses de rémunération des personnels statutaires et limitent, hormis pour le " Coût total ", la prise en compte des charges indirectes. L’un et l’autre de ces points sont de nouveau en discussion au sein de la Commission ; il est à ce stade possible qu’on en reste au modèle de coût retenu pour le 5^ème PCRDT ; les modèles définitivement applicables devraient être arrêtés avant la fin du mois en cours.

• Les ingénieurs de projets européens sont recrutés en CDD, pour un an, renouvelable ; placés sous la responsabilité de la DRI, ils sont au nombre d'une quinzaine. S’y ajoutent de l’ordre de 5 ingénieurs recrutés par mobilité interne. Ils effectueront des misions successives d’environ 6 mois pour la gestion d’un portefeuille de 4 à 6 projets.
• Une lettre de mission leur sera adressée par la DRI, copie au délégué régional concerné.
• Ils sont affectés dans une délégation régionale.
• Ils viennent en appui des scientifiques porteurs des projets pour aider au montage, à la négociation et à tous les travaux nécessaires aux projets Intégrés et Réseaux.
• Une formation leur sera assurée dans les premières semaines suivant leur recrutement.
• En cas d’acceptation d’un projet, ils sont susceptibles d'être recrutés pour participer à la gestion administrative du projet auprès du coordinateur.

Jean-Luc Clément

Directeur des Relations internationales

du CNRS

Paris, le 17 février 2003